Qui, en tant que freelance, n’a pas déjà eu affaire à un mauvais payeur ?
Pour vous aider à récupérer ce qui vous est dû, nous avons posé trois questions à une avocate bruxelloise.

 

Avocate à Bruxelles

 

Alexiane Wyns est avocate au Barreau de Bruxelles. Elle concentre son activité sur l’accompagnement des petites et moyennes entreprises, principalement en droit commercial et en droit des sociétés. Elle organise régulièrement des workshops*, tient un blog d’actualités légales et écrit pour la rubrique juridique du Trends-Tendances afin de rendre ces informations accessibles à un public non initié.

 

 

 

 

 

Les entreprises peuvent mettre en place certaines pratiques dans leurs relations commerciales en amont de l’envoi d’une facture. Pouvez-vous nous dire en quoi cela sert à prévenir les impayés ?

« Le paiement d’une facture est l’étape finale d’un processus commercial engagé entre deux parties : d’une part, le prestataire de services ou le fournisseur de produits et, d’autre part, son client. En tant que professionnel, il est donc important de veiller à ce que le client soit en mesure de payer votre facture lorsque vous la lui enverrez. Pour ce faire, vous pouvez agir à plusieurs niveaux. Tout d’abord, veillez à connaître votre client et en particulier sa capacité à payer vos factures. Est-il solvable ? Quelle est sa situation financière ? Y a-t-il un risque de faillite ? En Belgique, de nombreux outils vous permettent d’accéder à ces informations, notamment les outils officiels. Ensuite, ne négligez pas votre obligation d’information : votre client doit être informé du prix de vos produits ou de vos services, ainsi que des caractéristiques essentielles de ceux-ci. Si vos clients sont des consommateurs, vos obligations sont encore plus strictes et il convient de les respecter afin d’éviter toute contestation de votre facture par votre client. Pour ce faire, vous pouvez rassembler ces informations dans vos conditions générales de vente ou conclure un contrat avec votre client. Il est essentiel que le client ait connaissance de ces informations avant que vous ne fournissiez vos produits ou services. Dans ce document, vous pouvez également définir la manière dont votre client doit procéder au paiement de vos factures : prépaiement, date d’échéance, méthode de paiement, intérêts, clause pénale, etc ».

Si l’on a fait tout ça et que le client ne paie pas notre facture, quelle solutions s’offrent à nous ?

« Avant de passer aux aspects juridiques, je voudrais rappeler qu’il est important de faire un bon suivi des factures que vous adressez à vos clients. En Belgique, une étude a démontré que 20% des entreprises n’avaient pas de procédure interne de suivi de leurs factures. Du coup, dans plus de 8,5% des cas, les factures restent encore impayées 90 jours après leur échéance. Cela peut vite déstabiliser votre trésorerie. Je conseille donc de mettre en place une procédure de suivi interne des factures émises. Votre facture mentionne en principe la date à laquelle elle est échue. De manière tout à fait préventive, vous pouvez envoyer à votre client une invitation à payer celle-ci quelques jours avant la date d’échéance. Ceux qui mettent cette phase en place voient un raccourcissement net des délais de paiement de leurs factures. Si votre facture est arrivée à échéance et qu’elle n’est pas payée, je vous invite à procéder à un premier rappel environ 5 jours après la date d’échéance. Dépendant de votre relation avec votre client, ce premier rappel peut être fait par téléphone ou par écrit. Consignez les démarches effectuées dans votre outil CRM ou de facturation. Si 10 à 15 jours après, votre facture n’est toujours pas payée, il faudra alors procéder à un rappel qui, cette fois, doit être écrit. Faites-y référence à votre précédent rappel. Dans la plupart des cas, ces démarches suffisent à obtenir paiement. Toutefois, si 30 jours après la date d’échéance de votre facture votre client ne respecte pas ses obligations, vous devrez intensifier vos démarches vis-à-vis du client négligent. Envoyez-lui alors un ultime rappel ou une mise en demeure par courrier recommandé, lui rappelant vos précédentes mises en garde et l’informant qu’en cas de défaut de paiement, vous transmettrez le dossier à votre avocat. Si vous avez respecté cette procédure interne, vous serez en mesure de donner à votre avocat tous les éléments de preuve dont il aura besoin ».

 

Factures impayées

 

 

En quoi un avocat peut-il nous aider dans ce type de litige ?

« Si vous avez suivi la procédure interne décrite, il serait dommage d’abandonner à ce stade. Un avocat pourra dans un premier temps tenter d’obtenir un paiement amiable de la part de votre client. Cela aura, dans beaucoup de cas, un impact psychologique sur votre client : d’une part, vous lui envoyez le signal que vous n’abandonnez pas et que vous irez jusqu’au bout du processus pour obtenir votre paiement ; d’autre part, cela aura un impact sur votre réputation car votre client vous prendra au sérieux. Nombreux sont ceux qui essayent mais qui, voyant votre réaction, changent d’attitude et finissent par honorer leur dette. Par ailleurs, entre commerçants, une nouvelle procédure simplifiée est entrée en vigueur en Belgique en juillet 2016. Cette procédure est rapide et peu coûteuse car elle évite de devoir entamer une procédure judiciaire. L’avocat vérifiera si le dossier remplit les conditions pour que vous puissiez en bénéficier et, si c’est le cas, il transmettra directement le dossier à un huissier de justice pour qu’il procède à la récupération des sommes dues. Finalement, un avocat peut bien sûr vous aider si une procédure judiciaire est inévitable, en cas de contestation ou de litige plus complexe notamment ».

 

*Le but du workshop sur la gestion des impayés est avant tout de pouvoir donner aux participants une boîte à outils juridique leur permettant de mettre en place certaines procédures internes concrètes sans avoir besoin de recourir aux services d’un avocat. Si une telle intervention s’avère parfois nécessaire pour récupérer des montants impayés, l’entreprise aura eu l’occasion de constituer un dossier solide, mettant ainsi toutes les chances de son côté pour faire face à des clients négligents.

Alexiane Wyns

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *